針對每一筆人物略傳的內容，本資料庫訂定七種欄位，有效描述該筆原始資料。這項工作由本資料庫之編輯群完成，除了有提綱挈領的功效外，也增強了資料庫的檢索、交互參照等功能。這七種欄位包括：
除了姓名之外，亦包含「字」、「號」等一切別稱。
主要以曾經擔任的職務為主，包含任職機關行號名稱，以及所擔任之職稱。此外，官階、軍階、勳等及其他榮譽等，亦歸入本欄位，與職稱不另行區隔。
不特定為最高學歷，只要曾經就讀的學校全數列舉。此數所謂之學校，不受單一學制之限定。除了現代一般學校之外，亦包括未立案之補習學校、私塾、職場特設之訓練所，甚至清代之府、縣儒學等。
相對於現居地，不特定區分「本籍」、「籍貫」、「祖籍」、「郡望」等，一概列舉。部分日籍人士尚有封建藩地之所屬，也視為「本籍」的一種。此外，「出生地」亦歸入此類。
專指該筆資料發行當時，此人之地址。除了居所地址外，亦包括所經營商號之地址。居所不只一處者，所
有地址一概列舉。
即出生年月日。紀元方式依據原始資料抄錄。
該筆資料之出處，包含書籍名稱及頁數。連續刊物並註明版次、卷期。使用者可據以考核該資料之製作年代、信用程度等。
以上七種欄位，皆擷取自原始材料。原則上以照錄原文為原則，但對於明顯之印刷、排版錯誤則逕行更正。此外，原始材料為行文之流暢，或者為節省空間，經常採用簡稱及略語。
對於此類簡稱和略語，其指涉明確者，在欄位中盡量改為全稱或一般通稱，以加強檢索之效能。關於錯誤更正以及簡稱復繁，容或涉及主觀判斷；但因為原始影像俱在，使用者大可逕行參照。
最後，使用者瀏覽檢索結果時，可以選擇「詳目」及「簡目」等兩種方式。
如選擇「詳目」，以上七種欄位全部列舉。如選擇「簡目」，則只顯示「姓名」、「本籍」、「住址」三種欄位。
不論選擇何種瀏覽方式，皆能直接連結原始影像。
本資料庫收羅範圍廣泛，主要包括以下五種：
「人士鑑」類的書籍，類似西洋流行的「WHO'S WHO」，收錄當代各界名流的略傳，多半以「某某人士鑑」為名。為了反映各界名流最新的異動情形，因此這類書籍通常每隔幾年就會更新一次。例如台灣新民報社出版的《台灣人士鑑》，前後就有「一週年紀念刊」、「五週年紀念刊」和「十週年紀念刊」等三個版本。書名雖然一樣，但內容卻完全不同。事實上，這類書籍反而有點兒像「期刊」，各版之間應視為不同書籍。然而，由於書名及版權頁上未能清楚反映內容的差異，致使圖書館在典藏時，往往把不同版次都視為同一本書，只典藏其中一本；或者明明有幾個不同的版次，卻將他們視為複本下架或淘汰。
「人士鑑」在內容上，重視新聞時效，重視人物當時的身份、職位，過去的經歷、事蹟則相對簡略。其次，所有人物的介紹篇幅大都相等，「大人物」略傳失之簡略，反之「小人物」則仍有一定篇幅的介紹。
此類書籍在圖書館中，通常被歸類於一般書籍「傳記類」，而非置於參考區供讀者檢索。在日治時代，這類書籍的作者大都是記者，發行者則通常為報社或通訊社。書中的人物略傳，大多都是記者採訪所得，以報導式的體裁撰寫，內容不乏人物批評，和客觀冷峻的「人士鑑」風格迥異。在篇幅上，作者熟悉的人物動輒數千言，不熟的人物卻僅寥寥數語，和「人士鑑」人人豐瘠相當的原則亦成對比。
日本時代台灣有許多「地方大觀」類的書籍，有涵蓋全島的，如《台灣大觀》、《躍進台灣大觀》等；也有以特定地方為範疇的，如《新竹大觀》等。這些「大觀」類的書籍，內容多半為各地風土、產業之介紹，間雜各地知名人物之略傳。在版面的處理上，人物略傳大多沒有被集中在特定篇章，而是以文字框的形式穿插在頁面中。這些書幾乎都沒有另外製作人物索引，對於以蒐尋人物為目的的讀者來說，只能逐頁翻檢，查索非常困難。
此類書籍條列每個人的學歷和經歷，通常按照時間序列編排，鉅細靡遺，如《台灣實業家名鑑》等。
不只書籍中有人物資料，許多期刊和雜誌中也都穿插人物風華、人物短評等內容。尤其是具有同業間聯誼性質的期刊，介紹人物的內容更多。此外，即使是一般性的大眾刊物，如《新台灣》等，偶爾也會發行人物介紹的專刊。和書籍相比，期刊雜誌中的人物資料更加零散，蒐羅更加不易。
目前關於台灣歷史人物的資料，還沒有便利的檢閱方法。受限於資料的零散、內容類別相斥，加上流通不便，光是蒐集資料就很困難。就算找到資料，面對龐雜瑣碎的內容，找起人來有如大海撈針。唯有充分的收集資料，建置資料庫，並透過強力的搜索引擎來檢索，才能事半功倍。本資料庫針對這些問題，提供了一個完整而有效率的解決之道。
一、 解決資料零散，收集不易的困難
人物資料散見於各類書籍，光是從書名並沒有辦法判斷是否含有人物資料等內容。讀者把寶貴的時間都浪費在和資料捉迷藏，非常沒有效率。本資料庫目前已蒐羅超過五千筆的人物資料，未來一年之內將增加到二萬筆。由資料庫的編輯們花一次功夫蒐集就好，節省使用者的時間，以免浪費在作重複的事情上。
二 、解決傳略與學經歷難以兩全的遺憾
人物略傳重於描寫個人的成就、家庭，甚至人格特質。好的傳記讀起來生動有趣，如親炙其人。如果傳記中一一列舉學經歷，就會變成流水帳，讀之索然無味。因此，傳記中通常只穿插重要的學經歷。反之，經歷傳則多半採取條列的方式，依照時間順序列舉所有的學歷和經歷，哪年哪月發生什麼事情，都清清楚楚。經歷傳調理明晰，但讀之索然無味，而且無法凸顯個人風格。通常「人士鑑」或「月旦評」類的書籍長於傳略，「經歷傳」類的書籍則詳於學經歷，往往顧此失彼，不能兩全。本資料庫則全盤蒐錄，一次檢索，兩者兼得。
三、 解決人士鑑版本眾多，難以比對的困擾
人士鑑發行當初，重視的是最新資訊，因此每隔一段時間就要更新。每次改版的幅度不一，有時只做些微的修正，有時則大幅更動，甚至連版面和編排方式都改頭換面。各圖書館典藏的版本不一，通常一館頂多一個版本。因為書名相同，讀者不易察覺其為連續刊物，各版內容不盡相同。本資料在可能的範圍內，盡量收集各種版本，經過打散重組，省卻核對版本差異的擾人功夫。
四 、小人物也能留名
大人物常有傳記，以整本書的篇幅介紹他的生平。少數幾個大人物的事蹟反覆地被稱頌，千萬個小人物卻隨年月湮沒。事實上，每個人的需求不同，不是所有的人都對那幾位大人物有興趣。對一個孫子來說，祖父雖然只是個小人物，但如果能找到他的簡歷和略傳，比知道什麼偉大領袖的偉大事業還有意義。本資料庫包含四萬筆以上的資料，有大官也有小公務員，此外士、農、工、商及社會名流，甚至藝旦名妓都在蒐羅之列。
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本資料根據之原始資料，均為著作財產權已經消滅之著作，依據《著作財產權法》第四十 |
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三條之規定，得自由據以利用。 |
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本資料庫提供之人物簡歷，係根據原始資料，由本公司編輯群重新製作、校正而成。 |
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本資料提供之影像畫面，係根據初始資料之版面，經本公司重新編排而成。 |
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本資料庫符合《著作財產權法》第七條之條件，為「就資料之選擇及編排具有創作性」之 |
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編輯著作，享有獨立之著作財產權。 |
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指導顧問:
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吳密察
教授
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策劃召集:
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朱小瑄
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規劃製作:
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李長庚
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執行主編:
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黃智偉
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系統技術:
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魯雲程
黃士傑
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法律顧問:
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蕭雄淋
律師
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